سامانه مدیریت اسناد

مدیریت اسناد الكترونیكی نتیجه اجرای فرآیند یا پروژه های آرشیو الكترونیك یا بایگانی دیجیتال و داده آمایی (ورود اطلاعات) مربوط به اسناد در نرم افزارهای مربوطه بوده و چندین سال است كه توسط سازمان ها و موسسات مختلف در كشور درحال اجرا و بهره برداری است. مدیریت اسناد الکترونیکی حوزه ای پیچیده و بی نهایت گسترده است. این حوزه مدیریتی باید ضرورتهایی را برای هماهنگی بین اجزا تشکیل دهنده سامانه و کارکرد بهتر آن در نظر گیرد.در دیدگاه مدیریت الکترونیکی اسناد ابتدا می بایست مدارک و اسناد موجود در سازمان آرشیوی خود را شناسایی نموده و نحوه مدیریت اسناد را بر اساس استانداردها تعریف نمائیم.یکی از این ضرورت ها که شاید بتوان به جرات گفت در راس اجزای تشکیل دهنده آن قرار دارد نرم افزار سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است. در طراحی سامانه های الکترونیکی اطلاعات، محافظت از مدارک حاصل از چالش ها و فعالیت ها، مراحل تولید و حتی قبل از تولید اسناد باید مد نظر قرارگیرد. لذا درک درست از مفهوم سند از سوی طراحان سامانه و کاربران، در اجرائی کردن مدیریت الکترونیکی اسناد بسیار کارساز خواهد بود.سیاستهای سازمانی و اهمیت تاریخی و پیشینه هویتی اسناد موجود جزء دیگر تشکیل دهنده این نظام است. فرآیند مدیریت بر اطلاعات و میزان اهمیت ذاتی اسناد یک سازمان را می توان نقطه آغازین سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفت. همچنین به منظور بالا بردن بازدهی و کارآئی اطلاعات و اسناد تولید شده در گذشته، حال و آینده در سازمان آرشیوی مورد نظر، به کارگیری استانداردها و سیاستگزاریهای مناسب بسیار ضروری به نظر می رسد.مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان یافتن راهی جهت خلق، شناسایی، کسب، اشتراك و توزیع اسناد الکترونیکی به افراد نیازمند آن دانست.با این توصیفات سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یک راهکار جامع و هوشمندانه جهت مهاجرت از بایگانی های سنتی به الکترونیک می باشد که دسترسی سریع، مدیریتی بهینه، کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات و همچنین کاهش هزینه های سازمان در نگهداری اسناد را به همراه خواهد داشت.

مزایا

  • جستجو پیشرفته و دسترسی سریع و آسان به اوراق و اسناد بایگانی شده.
  • استفاده از بایگانی در چند محل از طریق شبكه‌های داخلی و اینترنت.
  • عدم نیاز به ویراست و مجلد بندی و ... اسناد.
  • امکان ذخیره سازی انواع پرونده ها و اسناد در قالب اسناد الکترونیکی.
  • امکان بروز رسانی اوراق و اسناد بایگانی شده.
  • اعمال انواع متنوع طبقه بندی اسناد بر مبنای نیاز سازمان.
  • اعمال انواع متنوع گروهبندی پروندها و اسناد.
  • عدم از بین رفتن و آسیب اسناد در حین گردش کار.
  • سازماندهی و مدیریت بر نحوه نگهداری و دسترسی اسناد.
  • استفاده همزمان چند کاربر از یک پرونده.
  • سهولت کار با نرم افزار از جهت سادگی ارتباط با کاربران.
  • امکان نگهداری نسخه های پشتیبان از اسناد و مدارک.
  • امکان تعریف چند سیستم بایگانی در یک نرم افزار.
درخواست دمو

ویژه بازدید کنندگان

محصولات

خدمات

ارتباطات

RSS