BPM نرم افزار مکانیزه کننده فرایندهای کسب و کار است. به سیستم تولید شده با این سامانه BPMS میگویند . این فناوری با در اختیار قراردادن یک واسط کاربر هوشمند, این امکان را فراهم می-سازد که با کمترین دانش نرم افزاری اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی, نظارت و بهبود فرآیندهای سازمانی نمایید.
امروزه رهبران سازمانی، راهکار نرم افزاری BPMS را بعنوان یک جزء اساسی در عملکرد سازمان به شـمار می-آورند. مدیریت فرآیندهای کسـب و کار، رویکردی مدیریتی است که در آن سازمان متناسب با نیاز ها و خواسته‌های خود تنظیم می شود. از نگاه کلی، «کارایی» و «اثربخشی» سازمان در این سیستم ها به شکل قابل توجهی افزایش می یابد.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان(Enterprise Resource Planning )، یک بسته نرم‌افزاری از پیش ساخته شده و قابل تنظیم تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و اتوماسیون جریان اطلاعات بین همه بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیرۀ عرضه و مدیریت مشتریان با رویکرد مشتری‌گرایی و پاسخ به بازار است. این کار با یک نرم‌افزار کامپیوتری انجام می‌شود که با یک پایگاه داده واحد، امکان به اشتراک‌گذاری اطلاعات و ارتباط بخشهای مختلف را با یکدیگر برقرار می‌سازد. هر یک از ماژول‌های نرم‌افزاری متعدد یک سیستم مدیریت منابع سازمان، بخشی از وظایف موجود در شرکت را بر عهده دارند. قبل از پیدایش این سیستم‌ها، شرکت‌ها برای برآوردن نیازهای اطلاعاتی بخشهای مختلف خود مانند حسابداری، خرید، برنامه‌ریزی، کنترل موجودی و...، برنامه‌های کاربردی کامپیوتری جداگانه‌ای داشتند. اما امروزه، کافی است سازمان یک سیستم ERP تهیه کند و از آن برای همه بخش‌ها استفاده کند. این راه حل، به سازمانها اجازه می‌دهد که منابع‌شان را بهتر اداره کنند.
به مرور زمان در سازمانها و شرکت‌ها اطلاعات و محتوای ساخت‌نایافته زیادی که شامل اسناد کاغذی، فایل‌های متنی، اکسل، پاورپوینت، نقشه‌ها، تصاویر، صفحات وب، فیلم‌ها و .. به وجود می‌آید. حجم این محتواها به طور تصاعدی در حال افزایش است. ویژگی این‌گونه از اطلاعات، ساختارنایافته بودن، نامنظم بودن و فقدان کنترل و مدیریت بر آنها می‌باشد که امکان بهره‌گیری مناسب و موثر از این دارایی‌های ارزشمند را مشکل می‌سازد. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که نزدیک به 80% اطلاعات و محتوای سازمانی ساخت‌نایافته هستند و این اطلاعات و محتوا مدیریت نشده باقی می‌مانند. یکی از راهکارهای کلیدی برای حل این مسئله بکارگیری راهکار مدیریت محتوای سازمانی است. راهکار مدیریت محتوای سازمان دربرگیرنده ابزارها و فناوری‌هایی است که ایجاد، مدیریت، ذخیره، بایگانی، نمایش و ارائه اطلاعات، اسناد و محتوای مرتبط با فرآیندهای سازمانی را مدیریت می‌نمایند. این ابزارها و فناوری ها مدیریت محتوا و اطلاعات وابسته به فرایندهای سازمان، اعم از ساختارمند و غیرساختارمند را امکان‌پذیر می‌سازد.
مدیریت اسناد الكترونیكی نتیجه اجرای فرآیند یا پروژه های آرشیو الكترونیك یا بایگانی دیجیتال و داده آمایی (ورود اطلاعات) مربوط به اسناد در نرم افزارهای مربوطه بوده و چندین سال است كه توسط سازمان ها و موسسات مختلف در كشور درحال اجرا و بهره برداری است. مدیریت اسناد الکترونیکی حوزه ای پیچیده و بی نهایت گسترده است. این حوزه مدیریتی باید ضرورتهایی را برای هماهنگی بین اجزا تشکیل دهنده سامانه و کارکرد بهتر آن در نظر گیرد.در دیدگاه مدیریت الکترونیکی اسناد ابتدا می بایست مدارک و اسناد موجود در سازمان آرشیوی خود را شناسایی نموده و نحوه مدیریت اسناد را بر اساس استانداردها تعریف نمائیم.یکی از این ضرورت ها که شاید بتوان به جرات گفت در راس اجزای تشکیل دهنده آن قرار دارد نرم افزار سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است. در طراحی سامانه های الکترونیکی اطلاعات، محافظت از مدارک حاصل از چالش ها و فعالیت ها، مراحل تولید و حتی قبل از تولید اسناد باید مد نظر قرارگیرد. لذا درک درست از مفهوم سند از سوی طراحان سامانه و کاربران، در اجرائی کردن مدیریت الکترونیکی اسناد بسیار کارساز خواهد بود.سیاستهای سازمانی و اهمیت تاریخی و پیشینه هویتی اسناد موجود جزء دیگر تشکیل دهنده این نظام است. فرآیند مدیریت بر اطلاعات و میزان اهمیت ذاتی اسناد یک سازمان را می توان نقطه آغازین سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفت. همچنین به منظور بالا بردن بازدهی و کارآئی اطلاعات و اسناد تولید شده در گذشته، حال و آینده در سازمان آرشیوی مورد نظر، به کارگیری استانداردها و سیاستگزاریهای مناسب بسیار ضروری به نظر می رسد.مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان یافتن راهی جهت خلق، شناسایی، کسب، اشتراك و توزیع اسناد الکترونیکی به افراد نیازمند آن دانست.با این توصیفات سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یک راهکار جامع و هوشمندانه جهت مهاجرت از بایگانی های سنتی به الکترونیک می باشد که دسترسی سریع، مدیریتی بهینه، کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات و همچنین کاهش هزینه های سازمان در نگهداری اسناد را به همراه خواهد داشت.
دراین سیستم که در واقع مرکز تماس چند رسانه ای و یا contact center نامیده می شود. مشتریان می توانند در کوتاهترین زمان و ساده ترین صورت ممکن از طریق کانال های تلفن، دورنگار، وب سایت، پست الکترونیکی و پیام کوتاه با contact center تماس بگیرند.
امـــروزه با فراگیر شــدن فنــاوری اطلاعــات و ارتباطــات استفـــاده از تلفــــن هــــای تحت شبکه مبتنی بر ویپ (Voice over Internet Protocol به اختصار VoIP) کارایی بسزایی برای مدیران حرفه ای خواهد داشت.
ارتباطات